Как составить коммерческое предложение: пошаговая инструкция

Содержание

• Что собрать до того, как садиться писать
• Как составить коммерческое предложение по шагам
• КП на услуги, товар и работы: чем отличается
• Пример готового КП
• Холодное и горячее КП
• Как начать КП: пять первых строк
• Текст КП целиком: короткий образец
• 10 ошибок, из-за которых КП не читают
• В чём делать КП: Word, Excel, ИИ или конструктор
• Как составить КП с помощью ИИ
• Чек-лист перед отправкой
• Если КП составляют несколько человек
• Частые вопросы

Что нужно собрать до того, как садиться писать

Самое частое: человек открывает пустой документ и пытается придумать вступление. Текст при этом ни при чём. КП не получается, потому что у автора нет четырёх вещей, а без них любая формулировка выйдет общей. Соберите их до первой строки.

• Задача клиента его словами. Не «нужна уборка», а «в офисе 120 м², 14 человек, убирать нужно после семи вечера, потому что днём мешают». Если вы говорили с клиентом, перечитайте заметки. Если не говорили, задайте три вопроса: что нужно, к какому сроку, на какую сумму он рассчитывает.
• Бюджет или вилка. Клиент не всегда называет сумму, но почти всегда может сказать «до 100 тысяч» или «пока прикидываем». Это определяет, какие три варианта цены вы покажете.
• Кто принимает решение. Тот, с кем вы говорите, и тот, кто подписывает, часто разные люди. Если читать КП будет директор или закупщик, ему нужны итог и условия, а не описание метода.
• Актуальный прайс и себестоимость. Цены, скидки, наличие, сроки. Без них вы либо будете считать на ходу, либо отправите цену, которую потом придётся менять.

Пять минут на этот список экономят час переписывания. Если не хватает ответов, позвоните клиенту, прежде чем писать: звонок скажет больше, чем самая аккуратная формулировка.

Шаг 1. Заголовок и оффер

Оффер это одна фраза о том, что клиент получает. В ней должны быть три вещи: что вы делаете, для кого и в чём главная выгода. Название «Коммерческое предложение» в шапке оставьте, оно нужно для порядка, но сразу под ним поставьте настоящий заголовок.

Слабо: «Коммерческое предложение на оказание клининговых услуг».
Лучше: «Уборка вашего офиса 120 м² после рабочего дня, одна цена в месяц и акт приёмки каждую неделю».

Второй заголовок длиннее, но его читают, потому что в нём клиент узнаёт себя. Если не получается уложиться в одну строку, значит, вы ещё не решили, что главное. Готовые начала, офферы и условия оплаты, которые можно скопировать, собраны в статье «Текст коммерческого предложения: фразы для каждого блока».

Шаг 2. Проблема клиента и решение

Два-три предложения, в которых клиент видит собственную ситуацию. Используйте его слова и цифры из разговора. Затем сразу опишите решение: что вы сделаете и как это снимет задачу.

Пример. «Вы просили убирать офис вечером, чтобы не мешать сотрудникам. Мы приходим в 19:00, работаем два часа вдвоём, утром рабочие места чистые. Если что-то не устроило, переубираем бесплатно в течение суток».

Здесь нет слов «индивидуальный подход» и «комплексное решение». Есть время, число людей и порядок на случай замечаний.

Шаг 3. Что входит в предложение

Состав лучше показать таблицей: название позиции, количество, единица, цена. Для услуги это виды работ и периодичность, для товара артикулы и объём, для работ этапы. Если предмет сложный и клиенту нужны характеристики и схемы, добавьте техническую часть: как это сделать, описано в статье «Технико-коммерческое предложение». Что писать в этом и остальных блоках, есть в справочнике по структуре КП. Рядом с составом сразу напишите, что в цену не входит. Заказчик, который узнал о доплате после подписания, второй раз с вами работать не станет.

Если позиций много, сгруппируйте их разделами. В конструкторе КП для этого есть кнопка «Раздел», и итог считается по каждому разделу отдельно.

Шаг 4. Расчёт стоимости и 2–3 варианта цены

Этот шаг решает больше всего. Покажите не одну цену, а два-три варианта и отметьте тот, который советуете. Клиент перестаёт отвечать на вопрос «брать или нет» и выбирает из трёх.

Варианты должны отличаться по составу или объёму, а не только по цифре. Три принципа:

• базовый вариант решает задачу в минимальной комплектации и честно называется «Базовый»;
• оптимальный стоит заметно ближе к базовому, чем к расширенному, и он «Рекомендуем»;
• расширенный включает то, что клиент мог не заказывать, но порадуется, что оно есть.

Пример расчёта для офиса 120 м² (цена выхода 1 900 ₽, цены вымышлены):

Если у вас есть прайс в Excel, его не нужно переписывать. Он загружается в конструктор один раз, потом новое КП собирается из готовых позиций.

Шаг 5. Сроки, условия оплаты, гарантии

Если вы работаете с НДС, укажите ставку и сумму налога отдельными строками. Готовые строки для каждого режима есть в статье «Как указать НДС в коммерческом предложении».

Три вопроса, которые клиент задаст по телефону, если не найдёт ответ в КП: когда вы начнёте и закончите, как нужно платить, что будет, если что-то пойдёт не так.

• Сроки. Конкретные: «начинаем через 3 рабочих дня после оплаты, работа занимает 5 дней». Фраза «в кратчайшие сроки» не годится.
• Оплата. Предоплата, постоплата, этапы, безналичный расчёт или нет. Если есть скидка за предоплату, напишите её в процентах.
• Гарантии. Срок и что именно гарантируете: работу, товар, результат. Не обещайте того, что от вас не зависит.

Шаг 6. Доказательства: кейсы, фото, отзывы

Клиент верит не вам, а другим клиентам. Достаточно одного-двух доказательств, которые относятся к его задаче. Кейс из той же отрасли убедительнее десяти логотипов. Отзыв с именем компании и должностью сильнее безымянного «всё отлично».

Если громких кейсов пока нет, покажите процесс: фото вашей работы, схему этапов, договор с актом приёмки. Выдумывать клиентов и цифры нельзя: в нашей сфере всё проверяется одним звонком.

Шаг 7. Призыв к действию и срок действия

В конце должен стоять следующий шаг, а не слова благодарности. Клиент либо выберет вариант, либо позвонит, либо подпишет, и вы должны сказать, что именно.

Пример. «Выберите вариант в этом предложении или позвоните Анне по номеру [телефон]: подготовим договор в тот же день. Цены действуют до [дата]».

Срок действия нужен по двум причинам: цены меняются, а клиент возвращается к письму через месяц, и срок слегка подгоняет решение. Какой срок поставить, зависит от вашего рынка. Таблицу сроков по типам бизнеса и готовые формулировки смотрите в статье «Срок действия коммерческого предложения».

Шаг 8. Оформление и реквизиты

Оформление нужно, чтобы документ выглядел как от серьёзной компании, а не чтобы удивлять. Хватит фирменного бланка или логотипа, одного шрифта, одного основного цвета и пустого места между блоками. Один-два листа. Внизу реквизиты компании, ФИО и телефон менеджера, дата. Правила оформления с десятью примерами по нишам собраны в статье «Как оформить красивое коммерческое предложение». Нужны ли печать и подпись и когда КП становится офертой, которая вас обязывает, разобрано в статье «Коммерческое предложение и оферта».

Фото ставьте только свои: настоящий результат вашей работы, ваш склад, ваша бригада. Стоковые изображения с рукопожатиями показывают, что вам нечего показать.

Шаг 9. Отправка и контроль просмотра

Отправьте КП ссылкой или в PDF и напишите в письме два предложения: что внутри и когда вы позвоните. Тему письма сделайте конкретной: «Предложение по уборке офиса, три варианта цены». Семь готовых образцов писем и примеры тем собраны в статье «Письмо с коммерческим предложением», а официальное письмо на бланке для закупки или крупного заказчика есть в статье о сопроводительном письме. Если КП нужно по запросу клиента, пригодятся образцы из статьи «Ответ на коммерческое предложение».

После отправки главный вопрос: открыл ли клиент КП. Если вы отправили файл, узнать об этом нельзя. Если ссылку, сервис покажет просмотр, и вы позвоните, пока клиент как раз смотрит цены. Лучшее время для звонка: сразу после открытия.

Готовые образцы под каждый вид собраны в разделе «Образцы КП». Они открываются в конструкторе, вы подставляете свои цены и отправляете:

• на услуги: коммерческое предложение на уборку, на охрану, на рекламу;
• на товары и поставку: коммерческое предложение на поставку оборудования, на продукты и воду, на топливо;
• на работы: коммерческое предложение на ремонт, на монтаж, на проектирование.

Остальные ниши смотрите на странице «Образцы КП».

Холодное и горячее КП: что меняется

Горячее КП вы отправляете после разговора: клиент ждёт письма и знает вас. Холодное уходит человеку, который вас не знает и не просил.

В горячем КП можно сразу переходить к цене и вариантам, потому что задача уже обсуждена. Начните с фразы «как договаривались» и коротко повторите, что именно вы поняли из разговора. Длинное вступление не нужно.

В холодном КП всё строже. Нужно объяснить, почему вы пишете именно этому человеку, дать одно сильное доказательство и снизить стоимость первого шага: пробный выход, бесплатный замер, небольшой пилот. Цена, на которую надо согласиться «вслепую», вызывает отказ. Подробнее о том, что делает КП убедительным, и двенадцать типовых ошибок разобраны в статье «Продающее коммерческое предложение».

Чего лучше избегать: «Рады предложить вам сотрудничество», «Наша компания работает на рынке с 20XX года», «Благодарим за интерес к нашей продукции». Мы бы так не писали, потому что клиент прочитал такие фразы в десятках писем и пропускает их, не вникая.

Уборка вашего офиса 120 м² по вечерам: один счёт в месяц и акт приёмки каждую неделю

Вы писали, что убирать нужно после рабочего дня, а сейчас уборщица приходит утром и мешает. Предлагаем наладить уборку вечером: мы приходим в 19:00, работаем вдвоём два часа, к утру офис чистый.

Три варианта
Базовый: три раза в неделю, 24 700 ₽ в месяц.
Оптимальный (рекомендуем): каждый рабочий день, 41 800 ₽ в месяц.
Расширенный: каждый день и генеральная уборка раз в месяц, 63 000 ₽ в месяц.

Что входит
Столы и техника, полы, санузлы, кухня, вывоз мусора. Окна и химчистка мебели оплачиваются отдельно: 350 ₽ за окно, 900 ₽ за диван.

Условия
Начинаем через 3 рабочих дня после подписания договора. Оплата помесячно по акту. Если есть замечание, переубираем бесплатно в течение суток. Расторгнуть договор можно с предупреждением за 14 дней.

Что сделать сейчас
Выберите вариант в этом предложении или позвоните Анне: [телефон]. Цены действуют до [дата].

В этом тексте около двухсот слов, и он отвечает на все вопросы клиента: когда придут, сколько стоит, что включено, что будет при замечании и что делать дальше. Все цены и условия в примере вымышлены.

Если вы отправляете одно КП в месяц, хватит Word. Когда их десять и больше, файлы начинают путаться, цены расходятся, а итоги приходится пересчитывать. Здесь выигрывает шаблон, в котором меняются только данные.

ИИ-чат полезен как помощник по тексту: предложить формулировку оффера или переписать абзац короче. Решения о цене и условиях он за вас не примет, и проверять его цифры нужно всегда.

Бесплатный тариф «Старт» в КП Студии даёт 10 КП в месяц, чтобы пройти этот путь на реальной задаче. Платные тарифы начинаются от 590 ₽ в месяц, оплата помесячно. Подробнее на странице «Тарифы».

Что поручить ИИ: набросать оффер из трёх вариантов, сократить длинный абзац, переписать канцелярскую фразу простыми словами, составить сопроводительное письмо. Здесь он экономит время, а ошибки видны сразу.

Что не поручать: цены, сроки, условия оплаты, гарантии, названия компаний и кейсы. Модель может подставить правдоподобное число, которого нет в вашем прайсе. Клиент, получивший КП с выдуманной гарантией, потом ссылается на неё.

Чтобы результат был полезным, дайте чату факты. Вот пример запроса:

Напиши оффер для коммерческого предложения. Компания: клининг, офисы. Клиент: офис 120 м², 14 человек, убирать нужно после 19:00. Мы приходим вдвоём, работаем два часа, переубираем бесплатно в течение суток. Тон: деловой, без рекламных слов. Объём: заголовок и два предложения.

Результат прочитайте целиком и поправьте. Слова вроде «комплексный подход» и «индивидуальные решения» вычёркивайте: клиенту они ничего не говорят. После этого переносите текст в шаблон, где цены, варианты и итоги вы вносите сами.

Если КП составляют несколько человек

В отделе продаж у каждого менеджера скоро появляется своя версия КП: разные шрифты, разные формулировки, разные условия оплаты. Клиент видит это сразу и спрашивает, какое из предложений действующее.

Решение одно: общий шаблон. В нём зафиксированы структура, оформление и стандартные условия, а менеджер меняет только название клиента, позиции и цены. Так предложения выглядят одинаково, а ошибок в итогах меньше, потому что считает не человек.

Договоритесь о трёх вещах: кто утверждает шаблон и условия, как часто обновляется прайс, и кто смотрит КП перед отправкой, если сумма выше определённой. В КП Студии доработанный шаблон сохраняется кнопкой «Сохранить как новый шаблон», а число пользователей зависит от тарифа, смотрите страницу «Тарифы».

Итог

Хорошее КП начинается с задачи клиента, а не с рассказа о вас. В нём есть оффер, состав, два-три варианта цены, понятные сроки и условия, один-два довода и следующий шаг. Всё остальное можно отдать приложением.

Попробуйте собрать первое КП из готового шаблона: прайс загружается из Excel, итоги считаются сами, а ссылку на КП вы отправляете клиенту и видите, когда он её открыл.